產(chǎn)品介紹
將國家標準的財務一級科目內(nèi)建到系統(tǒng)當中（見下圖F01），用戶可以根據(jù)自身管理和報表格式的需要，在相應的一級財務科目下，自行建設二級財務科目；易石認為：餐飲企業(yè)雖然千變?nèi)f化，但是所有的公司財務標準是相通的，這也是易石整套龐大系統(tǒng)和功能設計的主軸，易石在為各個部門提供的各個功能模塊中、上千個業(yè)務流程設計中，都基于標準的財務科目和借貸平衡原則，在此基礎上滿足各部門所需的操作靈活性；我們認為，只有這樣，才可以保障系統(tǒng)在提供越來越豐富的功能的同時，保持從前端的銷售產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)通過層層環(huán)節(jié)，還可以被精確的反應到集團高的管理層面前。
產(chǎn)品特點
易石認為：應該讓財務人員的工作精力從繁瑣的做賬、做報表的工作中解脫出來，投入到產(chǎn)生管理價值的各部門的稽核工作、管理企業(yè)資金調(diào)度、協(xié)調(diào)各部門和對外（客戶與供應商）工作事務當中去。因為做賬、做報表的工作本身不會為企業(yè)帶來收益，而稽核和管理調(diào)度為企業(yè)產(chǎn)生了利潤、提高了企業(yè)管理水平。
很多不成熟的餐飲軟件在使用中產(chǎn)生了各種數(shù)據(jù)和報表，但是往往很多報表的數(shù)據(jù)不準確、報表與報表之間數(shù)字對不起來，甚至與真實的數(shù)據(jù)有極大的偏差；產(chǎn)生這樣的原因主要問題在于這些軟件設計是缺乏主心骨的，點菜怎么方便怎么來，報表字段設計缺乏性，加上餐飲本身的多樣化要求比較多，需要滿足不同部門不同的管理要求，因此很多軟件出來千奇百怪的報表就不是奇怪的事情了。但對于管理要求較高的用戶，如果使用了這樣的系統(tǒng)是很要命的，一套餐飲管理系統(tǒng)如果后數(shù)據(jù)不精準，必然會誤導決策，也使得一套管理系統(tǒng)淪落為簡單的點菜收銀系統(tǒng)，這和的餐飲ERP（企業(yè)資源與計劃管理）系統(tǒng)就不是一個層面上的系統(tǒng)了。
易石經(jīng)驗：
一級財務科目不用設置，也不能設置，這個是有國家標準的；二級科目叫什么名稱、設置在哪里，也是有一些學問的，不同的企業(yè)設置的不一樣，這個很正常；但是，要請專業(yè)的財務人員，根據(jù)自身企業(yè)經(jīng)營管理需要細分的程度，以及稱呼習慣，合理的建設到相應的一級科目底下。各個部門審核的工作務必認真仔細，對于擁有較多連鎖分店的企業(yè)，應該按不同的稽核對象安排專人，如財務部張三負責審前廳的帳單、李四負責進銷存單據(jù)審核、王五負責會員系統(tǒng)的充值消費憑證和其他日常憑證的審核。財務總監(jiān)是當這些工作完成后的確認、封存和結轉等工作。
填寫日常憑證：
易石系統(tǒng)的各種報表都是自動生成的，數(shù)據(jù)的來源絕大多數(shù)不是靠財務人員的手工錄入，而是因為其他部門的工作成果自動鏈接而來，如前廳的點菜收銀終自動生成了營業(yè)收入的各種憑證、倉庫進銷存流程終自動生成了各部門原材料成本憑證、營銷部門充卡消費終生成了營業(yè)預收憑證… 但是，終究還有一些憑證是這些部門接觸不到的，也是易石系統(tǒng)無法自動采集數(shù)據(jù)的，比如房租、水電煤、人員工資等等，為了得到一張精準的財務報表，易石可以在財務系統(tǒng)中，通過手工填寫這些日常憑證來完善。當然，這不作為一個必須的要求，日常憑證不填寫不影響報表的自動生成，也不影響絕大多數(shù)后臺業(yè)務分析工具和報表的結果，這只是符合追求一本精確而完整的內(nèi)帳的用戶而設計的，很多餐飲企業(yè)僅將這些采集不到的憑證錄入到對外的財務系統(tǒng)中，結合易石系統(tǒng)自動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和報表，做出對外的報表。
易石在設計這些日常憑證錄入格式的時候，尊重了財務人員以往的操作習慣，并可以做憑證級備注和科目級備注，填寫的同時，很直觀的選擇支付的二級財務科目，系統(tǒng)自動對應到總帳的一級科目，并處理好財務的借貸平衡關系。
所有的憑證，包括手工憑證和易石系統(tǒng)自動生成的憑證，都可以通過接駁好的票據(jù)打印機，直接打印出來用于手工賬目整理的各種用途。
供應鏈管理：
易石通過系統(tǒng)鏈動式的管理，將采購部門、倉庫管理部門、廚房耗用部門、財務部門自動串在一起，各自分工負責：采購部門負責安排落實采購計劃；倉庫管理部門負責貨物驗收、盤點、進出流程記錄；廚房部門負責加工、領用和信息反饋；財務部門負責整體流程控制與監(jiān)督，并落實信用支付安排；這樣處理的好處是各司其職，將復雜困難的供應鏈管理難點肢解，落實到相應部門實現(xiàn)更合理的控制，出現(xiàn)問題的時候可以快速查出原因，將責任精確定位；財務部門作為監(jiān)控稽核部門，到后一道支付關的時候，絕大多數(shù)問題已經(jīng)在流程中被處理好了，否則，中途出現(xiàn)的各種問題，在各部門流轉過程中就已經(jīng)修正了，從而鏈動影響到了支付環(huán)節(jié)。
大致流程：采購部安排采購計劃，錄入系統(tǒng)??倉庫部門驗收，入庫處理：打印三聯(lián)入庫單，供應商簽字??廚房使用部門領用，物料情況反饋??財務部門通過系統(tǒng)獲得支付信息，核實支付計劃。當這個流程中，任何一個部門發(fā)現(xiàn)問題，可以停止下一步流程，將處理流程退回給上一個部門。這給財務部門面對上百個供應商的時候，還可以很好的處理各種問題。
這些流程在對不同的企業(yè)，或者擁有中央廚房機構的公司流程上可能會有所不同，但流程大體的框架是一致的，鏈動式的管理是核心，將管控難點分解落實到各部門責任上的這種方法是相通的。易石在處理這些差異化的流程方面，提供了大量細致的設置方式來貼近實際操作需要的管理方式。
應付帳款管理：
易石針對不同的供應商提供基于賬戶級管理模式
科目分組指的是通過預先設置的供應商歸類，可以提取同一類型的供應商的總計信息；這樣可以實現(xiàn)信息的細致掌控如；肉類供應商有3家，總共的肉類應付帳款數(shù)字，每家肉類供應商的應付帳款數(shù)字。
科目余額指的是目前應付帳款的金額，值得注意的是，易石系統(tǒng)里面的應付帳款是以負數(shù)體現(xiàn)的，但是也有一些情況會讓某些供應商的應付款賬戶出現(xiàn)正數(shù)，比如：向某些供應商定購了貨物，預支了部分的貨款。
合計：這里的合計匯總了企業(yè)所有的應付帳款總額，根據(jù)這個總額，我們的財務總監(jiān)可以對未來需要付款的情況做到總量上的把控。
應收帳款管理：
和應付帳款的基于科目的設置和賬戶級的管理相似，對于應收帳款的管理，也是某些餐飲企業(yè)，特別是傳統(tǒng)中餐企業(yè)，擁有較多簽單掛帳客戶的管理中，財務部門需要特別關注的管理環(huán)節(jié)。
易石經(jīng)驗：
對于餐飲企業(yè)來說，客戶可以大致分成5類：簽單級客戶、充值類客戶、會員級客戶、消費?？汀⑸⒖?。如圖F29, 不同形式的企業(yè)根據(jù)自身的情況，執(zhí)行的營銷策略涵蓋的客戶層會有所不同；如有些餐廳沒有協(xié)議單位客戶，有些餐廳不做充值卡，甚至，有些餐廳不做會員卡。但總體來說，一個企業(yè)擁有豐富的營銷手段、具備強大的客戶細分能力，一定會對生意大有幫助，前提是營銷政策富有針對性效果，后端客戶關系管理到位。易石提供了針對不同層次的消費客戶群體強大的營銷管理體系。
在這里，我們先介紹對于餐飲企業(yè)高級別的客戶消費群體協(xié)議簽單客戶的管理方式。
協(xié)議簽單客戶的這個消費群體一般是政府行政事業(yè)單位、大中型國營企業(yè)、跨國公司、上市公司等高端單位消費群體，通常是一個公司有若干個人可以簽單，由于具備極強的消費支付能力，企業(yè)都允許這些大佬級客戶先消費、后掛帳、后統(tǒng)一做結算的方式。
協(xié)議單位的設置：協(xié)議單位都作為一個二級財務科目，設置在應收帳款（1131）這個一級財務科目下的，如圖F30，設置前臺營業(yè)用科目這個地方打勾，那么前臺收銀結帳的時候，點擊合約賬戶按鈕，就可以看到這次設置的“世紀公司”這個掛帳單位用來掛帳了。分組名稱的設置是便于集團公司底下多個子公司的情況，賬戶是各自立建的，但是存在關聯(lián)關系，可以根據(jù)分組來查看相應的報表?？颇坑囝~上限指的是該協(xié)議單位掛帳的高額度設置，這有點像信用卡，有信用，但是是有限的信用，餐廳可以根據(jù)不同的企事業(yè)單位的情況來決定不同的掛帳額度。
基于賬戶級的應收帳款管理：如圖F31, 財務人員可以隨時了解餐廳的總應收款的數(shù)量、總共的未使用的額度，在科目分組欄，還可以對某一個集團公司名下的幾個簽單子賬戶進行分類匯總。查看某個賬戶的詳細情況，鼠標雙擊就可以打開賬戶看賬戶的基本信息、業(yè)務往來明細記錄、關聯(lián)消費帳單等等信息，
上圖中，該賬戶的借方是歷史消費記錄的金額明細和匯總，貸方是該賬戶歷史還款金額的明細和匯總；當前賬戶的余額體現(xiàn)在近的一筆記錄中。需要查看某一筆消費的明細帳單，可以雙擊該記錄，系統(tǒng)會調(diào)出當天的消費帳單出來，該消費帳單還可以打印出來。
客戶還款后，可以通過2個形式記錄到該賬戶中，種方法是使用易石前臺掛帳回款的工具來輸入，這種情況是客人將錢交給前臺收銀人員，收銀人員通過這個工具錄入，系統(tǒng)會自動生成相應的財務憑證，并在這個應收帳款賬戶中體現(xiàn)這筆回款記錄，同時，收銀員的班結表上也體現(xiàn)了這筆回款記錄，收銀員需要連同營業(yè)款一起交給財務部門。第二種方法是財務人員在易石財務模塊里面做手工憑證的錄入, 這種方法適合客戶將錢交到財務部門，或者是財務部門收到客戶的轉帳匯款之后的流程操作。
發(fā)票管理：
發(fā)票管理在大多數(shù)餐飲企業(yè)里面都不太重視，但是很多企業(yè)往往為之付出代價，有些情況下，代價還很慘重，而這個問題原本可以避免。
針對餐飲業(yè)的稅務征收方法在不斷的改進，從原先的手寫發(fā)票，到有獎兌換的固定面額發(fā)票，08年開始，針對上海的餐飲行業(yè)，開始推行基于稅控機打印的發(fā)票，同時，還提供三種配套設備讓餐飲企業(yè)選擇。很多使用易石系統(tǒng)餐飲企業(yè)紛紛來電咨詢我們各種顧慮和該選用哪種稅控機。在這里，易石設計的多重安全機制使得餐飲企業(yè)的顧慮可以完全消除，同時，易石還建議你只需購買便宜的一款稅控機用來打印發(fā)票就可以了。企業(yè)的個別問題可以接洽我們的資深餐飲管理顧問來得到答案。
預先透露一點信息，易石正在研發(fā)一款發(fā)票打印機，與收銀系統(tǒng)連接，如果帳單需要打印發(fā)票，就可以直接在易石的收銀系統(tǒng)上，通過簡單按一下按鈕，就打印出這張帳單對應的發(fā)票。同時，系統(tǒng)自動記錄該筆消費是開票的。這樣，我們不必購買稅務局指定的較貴的設備，也不需要在稅控機上浪費時間重復錄入，同時也更便于和發(fā)票相關的管理工作。
在易石的發(fā)票管理中，設計的管理方式和禮券管理系統(tǒng)中的方式有類似之處，如圖F24, 發(fā)票管理中的流程包括：發(fā)票入庫（發(fā)票的購買）、發(fā)票領取、發(fā)票發(fā)放、發(fā)票作廢。
所有的數(shù)據(jù)都可以通過雙擊得到數(shù)據(jù)的來源，因為這些自動生成的數(shù)據(jù)是通過各部門的協(xié)同工作而產(chǎn)生的，這也保證了后報表的準確性，不受人為因素的影響。
在科目發(fā)生匯總表中，可以選季度模式、月份模式；可以看基于財務一級科目的匯總，也可以以同樣的格式了解自定義的二級科目的明細情況。
自動生成的報表可以通過接駁的票據(jù)憑證打印機直接打印出來，易石所見即所得的打印格式免去排版的麻煩；也可以通過單擊鼠標右鍵，將選定的區(qū)域或者整個報表，另存為一個Excel文件。
財務科目明細帳查詢：
我們想要了解某個二級財務科目的流水帳，就可以通過選擇這個科目，輸入想要查詢的時間段，系統(tǒng)按照流水發(fā)生的業(yè)務，用借貸的方式，給出每筆發(fā)生的金額。圖中就是以查詢?nèi)嗣駧胚@個二級科目為例，有些流水帳的憑證是易石前臺系統(tǒng)自動生成的，有些是營銷部門自動生成的，有些則是因為填寫的手工憑證。
系統(tǒng)給出了借方、貸方合計數(shù)，并給出科目的余額。
自動生成的財務報表：
通過規(guī)范了其他各部門的流程，基于大量個性化細膩的系統(tǒng)設置，我們后是希望一勞永逸的按照我們管理的要求，將各部門的情況通過數(shù)據(jù)的形式精確的體現(xiàn)出來。
易石可以提供上百種管理報表，這些報表都是9年多來的餐飲管理的積累，不是憑空造出來的，是2000多家餐飲企業(yè)的管理精華的濃縮；每張報表后面都蘊含某些餐飲品牌的優(yōu)秀的管理方式。這些報表被分別設置在易石多個模塊中，主要是：集團數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)、門店后臺管理系統(tǒng)、進銷存系統(tǒng)、財務系統(tǒng)，這里我們主要介紹財務系統(tǒng)中主要的一些報表。
值得一提的是，易石非常樂意與有思想的用戶探討新穎的管理經(jīng)驗，并試圖開發(fā)出更有針對性的、更加提升業(yè)務能力的報表，我們稱這項工作為企業(yè)數(shù)據(jù)深度挖掘工作，這反過來也讓我們的易石產(chǎn)品保持行業(yè)的。
自動生成的財務科目發(fā)生匯總表：
明細科目序時帳查詢：在系統(tǒng)上可以輸入時間段，查所有二級科目的流水帳。如圖F31
易石將科目流水帳分成四類：日常的手工憑證、前臺營業(yè)、進銷存、儲值；后面的3項一般都是系統(tǒng)自動生成的，無需手工填寫。
應收帳款發(fā)生匯總表：
對簽單掛帳客戶的情況自動產(chǎn)生統(tǒng)計表，可以按時間段查詢統(tǒng)計、了解當前應收款總額、每個掛帳客戶的當前余額、統(tǒng)計時間段內(nèi)發(fā)生的消費/還款匯總、截止統(tǒng)計時間的余額等等信息。
應收帳款帳齡分析表：
因為我們的每個簽單掛帳客戶都是我們企業(yè)重要的客戶，他們的消費頻次一般都比較高，而且涉及的人也多，所以對應收帳的分析管理顯得非常重要。
簽單容易回款難，如何有效的催收應該收回的款項，常常讓財務人員感到頭痛；易石的應收帳管理中提供的帳齡分析表幫你輕松向客戶催該結帳的款項。
應付帳款發(fā)生匯總表：
可以查詢指定日期段內(nèi)的進銷存業(yè)務發(fā)生情況，合計數(shù)是所有的供應商業(yè)務的匯總，通過雙擊任何一個供應商，可以調(diào)出該供應商業(yè)務發(fā)生的明細匯總（圖F35），雙擊每筆明細業(yè)務，還可以調(diào)出該筆業(yè)務的憑證明細（圖F36），通過這樣鏈動式的數(shù)據(jù)追根溯源，我們的財務人員可以輕松做好供應鏈的管理。
當前余額指的是目前各供應商的應付款總額；
期初余額指的是各供應商在統(tǒng)計日期前的應付款余額；
借方發(fā)生：在指定日期段內(nèi)我們支付給供應商貨款的總額；
貸方發(fā)生：在指定日期段內(nèi)，供應商供應的商品金額匯總；
期末余額：在統(tǒng)計日期末的各供應商應付款總額
以“珠江啤酒體育場營業(yè)部”這個供應商為例，我們通過雙擊該供應商來查看統(tǒng)計日期內(nèi)的業(yè)務發(fā)生明細，如圖F35;
從上圖中我們可以看出，該供應商是03年6月開始成為我們的供應商的，因為該供應商賬戶沒有期初余額，并且筆業(yè)務是03年6月2日向我公司供應了價值3456元的商品。通過雙擊這筆業(yè)務，可以調(diào)出易石系統(tǒng)自動生成的這筆業(yè)務的憑證；在統(tǒng)計日期內(nèi)，我們向該供應商支付過一次貨款，是在03年7月18日支付了1980元貨款；到03年12月底，該供應商一共向我公司供應了14820.1元的商品，我們還欠該供應商12840.1元的貨款尚未支付。
易石小貼士：易石鏈動式的管理將各個部門的業(yè)務和數(shù)據(jù)自動串聯(lián)起來，以達到理想的部門之間的監(jiān)督和輕松的管理效果。通過采購管理，到倉庫驗收入庫，系統(tǒng)就會自動生成相應的應付帳款憑證，所有的憑證摘要自動命名為“庫存-應付帳款”；當我們向供應商付款的時候，可以通過填寫支付的日常憑證，系統(tǒng)會記錄到該賬戶的往來帳中，方便我們財務人員了解總的應付款情況或者是單個供應商的情況。采購人員、倉庫人員他們各自的日常工作通過系統(tǒng)，將工作結果反映到我們財務人員的系統(tǒng)中，讓我們工作變得方便準確，可以有更多的精力投入到更有價值的管理和稽核工作中去；易石還建議倉庫部門配備三聯(lián)單的票據(jù)打印機，將采購入庫單、部門領料單等重要單據(jù)打印出來，通過讓供應商、使用部門人員在三聯(lián)單上的簽字，來保證所有的業(yè)務被記錄到系統(tǒng)中，三聯(lián)單一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)供應商帶走，一聯(lián)交財務部備查，到結帳時間，供應商可以憑我們的單據(jù)直接到財務部門結帳。這樣的做法的好處是漏洞少，效率高，通過體系的環(huán)環(huán)相扣杜絕人為錯誤和營私舞弊。
易石的口號是：進去了，就不怕你漏掉！（業(yè)務進系統(tǒng)了，就不怕各種人為的、非人為的漏洞而產(chǎn)生的損失）
上圖的憑證說明該筆業(yè)務是03年6月2日發(fā)生的，供應了3456元啤酒類商品，該類商品我們自建的二級科目叫“啤酒庫存”，屬于一級科目“材料”下的一個二級科目；應付帳款一級科目下的“珠江啤酒體育場營業(yè)部”是這筆業(yè)務的供應商。
會員儲值余額匯總表：
有很多餐廳發(fā)行各種形式的會員卡：會員資格卡、打折卡、積分卡、儲值卡等等，易石專門設計了強大的會員管理系統(tǒng)和CRM管理系統(tǒng)給前廳部門、營銷部門使用，財務部門終也需要對該部分業(yè)務做監(jiān)控稽核工作。這里，主要介紹和錢相關的會員儲值卡。
從業(yè)務角度上來說，會員儲值卡的有效發(fā)行，是消費者對餐廳的充分肯定，再加上有吸引力的優(yōu)惠計劃，消費者自愿被鎖定消費。這個業(yè)務如果做的好，就可以形成一個非常良性的循環(huán)：鎖定消費幫助餐廳有更好更穩(wěn)定的生意??企業(yè)有更充沛的現(xiàn)金流??穩(wěn)健的投資取得投資回報彌補充值優(yōu)惠，提高餐廳利潤率??提供更好的產(chǎn)品與服務??吸引更多的消費者成為儲值型會員；易石有很多知名的用戶在這樣的業(yè)務模式中嘗到了甜頭，生意自然更紅紅火火。
從財務角度上來說，儲值就是營業(yè)預收，我們有必要對這個資金的蓄水池保持高度的關注，就像水庫一樣，用的好可以灌溉農(nóng)田，沒管好決堤了可是要出人命的。
財務人員保持定期去觀察營業(yè)預收款狀況，從數(shù)據(jù)角度把握餐廳核心消費群體的動態(tài)，以此提前把握商機和調(diào)整營銷策略。對于詳細的數(shù)據(jù)分析，則財務人員可以通過易石CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)來加以詳細的分析和了解。
自動生成的資產(chǎn)負債表：
可以按月自動生成資產(chǎn)負債表，為了得到這張精確的資產(chǎn)負債表，需要將易石系統(tǒng)采集不到的數(shù)據(jù)，如工資、房租、水電煤等等費用信息，通過錄入手工的日常憑證的方式進入系統(tǒng)，這樣，資產(chǎn)負債表才更精確。
自動生成的利潤表：
可以按月自動生成，如果希望精確，需要將易石采集不到的信息，通過填寫憑證的方式錄入系統(tǒng)。易石的后臺管理系統(tǒng)、集團數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)提供了上百種報表和業(yè)務分析工具，便于財務人員加強業(yè)務的掌控能力。
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